Czy zakup gadżetów firmowych wlicza się do kosztów uzyskania przychodu?

„W życiu pewne są tylko dwie rzeczy: śmierć i podatki” - ten cytat przypisywany Benjaminowi Franklinowi dobrze oddaje uczucia wielu osób prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.

Ponieważ nasz system podatkowy nie należy do najprostszych, warto wiedzieć kiedy i jaki podatek zapłacimy. Przeczytaj ten tekst i dowiedz się jakie gadżety reklamowe możesz wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Najważniejszą zasadą, jaka decyduje o tym, czy dany wydatek reklamowy możemy zaliczyć do kosztów jest różnica między reklamą a reprezentacją. Wydatki reklamowe to koszty, a reprezentacyjne nie. Jak je rozróżnić?

- Generalna zasada jest taka, że jeśli prezent ma logo wręczającej go firmy i został przekazany do większej liczby kontrahentów, to „zmierza do osiągnięcia przychodów bądź zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł” jak ujmuje to ustawodawca. Wtedy bez żadnych problemów możemy wliczyć go do kosztu uzyskania przychodu – wyjaśnia Paweł Frieske, właściciel OpenGift.pl, jednego z największych serwisów z gadżetami reklamowymi w Polsce, obsługującego kilka tysięcy klientów. - Druga zasada jest taka, że wręczanym prezentem nie może być alkohol. Dlatego, jeśli naprawdę nie musimy, to lepiej zainwestować w gotowy gadżet. Szczególnie, że w cenie średniej butelki wina możemy kupić upominek z wyższej gadżetowej półki, taki jak dobrej jakości powerbank, czy kalendarz w skórzanej oprawie – tłumaczy właściciel OpenGift.

Co ważne, za logo uznaje się zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót, ale też nazwę konkretnej usługi lub produktu. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby szukać kreatywnych rozwiązań, jeśli samo logo nie za bardzo pasuje do charakteru prezentu. Szczególnie, że dzięki obecnej technice, firmy dostarczające gadżety mogą wygrawerować lub wydrukować praktycznie każdy wzór na każdym materiale. Zatem, jeśli chcemy wręczyć nieco droższy prezent, to warto poszukać go w firmach zajmujących się poza produkcją gadżetów, również ich znakowaniem.

Zgodnie z prawem, to czy dany gadżet można wliczyć w koszt uzyskania przychodu określa przepis art. 15 Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Prawnych. Rozróżnienie przez ustawodawcę kosztów reprezentacji, których nie można odliczyć od kosztów uzyskania przychodu dotyczy również reklamy, gdyż rozdawanie gadżetów bądź innych drobnych upominków, może posiadać walory promocyjne, wpływając na zwiększenie zainteresowania oferowanymi przez podatnika produktami lub usługami. Natomiast, droższe prezenty lub np. wystawne kolacje, ustawodawca klasyfikuje jako koszty reprezentacji i nie pozwala umieścić ich w kosztach. Co ważne, w ustawie, jak i jej interpretacji, podkreślone jest „masowe rozdawanie” upominków. Co logiczne, skoro gadżety reklamowe mają działać jak reklama, to muszą trafiać do jak największej liczby klientów/kontrahentów. Dlatego, kilka droższych prezentów dla wybranych kontrahentów może zostać zakwestionowanych przez Urząd Skarbowy, natomiast duża liczba tańszych nie.

-Z tego powodu lepszym rozwiązaniem może okazać się podarowanie  kilku klientom prezentu w postaci własnych produktów i gadżetów, niż np. jednego drogiego kupionego w sklepie – tłumaczy Paweł Frieske z OpenGift.pl, który dobrze zna branżę gadżetów reklamowych. – Zgodnie z wykładnią US „drobnym gadżetom nie przypisuje się bowiem charakteru reprezentacyjnego, gdyż stanowią powszechnie stosowaną praktykę w stosunkach gospodarczych”. Co ciekawe, wynika z tego, że nawet ustawodawca zauważa, że upominki firmowe to już norma i korzystanie z nich to zwyczajna praktyka biznesowa. Co widzimy z resztą po coraz większej liczbie zamówień – wyjaśnia.

Zgodnie z  Ustawą o PIT, jeśli wręczymy prezent osobie fizycznej, to osiąga ona dochód, z którego powinna się rozliczyć z fiskusem. Na szczęście,  ustawodawca ustalił limit cenowy. I tak upominki, które zostały przekazane w celach reklamowych, a których wartość nie przekracza 200 zł (art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT) nie podlegają opodatkowaniu. W praktyce dotyczy to lwiej części wszystkich przekazywanych przez firmy prezentów. Szczególnie, że  z szacunków Open Gift wynika, że wartość 35% kupowanych przez firmy upominków nie przekracza 5 zł za sztukę. W takim wypadku nie ma zastosowania przepis mówiący, że „przekazywanie prezentów o dużej wartości, nawet jeśli będą one opatrzone logo firmy, stanowi uhonorowanie kontrahenta, co decyduje o uznaniu podjętych działań za działania o charakterze reprezentacyjnym”.

Choć czasami rozróżnienie, czy wydatek jest reklamą, czy reprezentacją, może wydawać się trudne, to akurat gadżety firmowe najczęściej zaliczymy do tej pierwszej kategorii. Dlatego, bez problemu możesz rozliczać je, jak inne formy reklamy i od razu wliczać w koszty. Kto wie, może kiedyś jeden z drobnych upominków wyślesz z okazji Świąt do swojego Urzędu Skarbowego. Oby tylko obdarowany urzędnik nie chciał odliczyć od prezentu podatku od wzbogacenia.