Liczy się nie tylko adres, ale i sąsiad

Mimo wielkiej oferty biur znalezienie idealnej powierzchni wcale nie jest łatwe.

Rynek komercyjny jest zalany nowymi biurami. W samej tylko Warszawie jest ponad 5 mln powierzchni biurowej. W całej Polsce – ponad 9 mln. Deweloperzy budują i planują kolejne obiekty. Stare budynki są modernizowane. Biura powstają także w kamienicach, a nawet zwykłych blokach. Mimo tak wielkiej oferty znalezienie idealnej powierzchni wcale nie jest łatwe.

Długie negocjacje

– Szukałam biura na obrzeżach Warszawy albo pod miastem – opowiada pani Julia, właścicielka firmy zajmującej się m.in. dotacjami unijnymi. – Poza stawką najmu najważniejsza była lokalizacja blisko przystanków. Zwracałam uwagę także na sąsiedztwo, które moim zdaniem rzutuje na wizerunek firmy. Nikt nie chce się przecież zapuszczać w niebezpieczne okolice. Chciałam, żeby lokal był klimatyzowany, co w starszych i tańszych obiektach nie jest wcale takie oczywiste – dodaje.

Kiedy już się wydawało, że upatrzona nieruchomość jest idealna, okazywało się, że za ścianą jest bardzo głośno.

– Przede wszystkim trzeba jednak sprawdzić w księdze wieczystej, kto jest właścicielem lokalu. W czasie poszukiwań trafiałam na osoby, które bez zgody właściciela chciały lokale podnajmować – wspomina właścicielka firmy.

Dominik Reszetko z działu reprezentacji najemcy w firmie Savills zauważa, że wiele firm poszukiwanie powierzchni rozpoczyna zbyt późno. – Najemcy często zapominają, że cały proces zajmuje kilka, a w przypadku dużych firm nawet kilkanaście miesięcy – podkreśla Dominik Reszetko. – Po podpisaniu umowy wynajmujący potrzebuje z reguły ok. trzech miesięcy, aby przygotować powierzchnię dla nowego użytkownika – dodaje.

Także Łukasz Jędrychowski, broker z Nuvalu Polska, mówi o braku czasu. – Na przeprowadzenie pełnego procesu zmiany biura najemcy powinni zarezerwować przynajmniej osiem miesięcy. W przypadku dużych biur mogą to być nawet dwa lata – zwraca uwagę Łukasz Jędrychowski. – Tymczasem wielu najemców na przeprowadzenie całego procesu zakłada zdecydowanie krótszy czas, przez co nie wykorzystują dzisiejszej korzystnej dla siebie sytuacji rynkowej – zauważa.

Kamil Pakosz z działu powierzchni biurowych w spółce Savills zwraca uwagę, że oferty różnią się sposobem liczenia powierzchni najmu, kosztów, formą proponowanych zachęt. – To może bardzo utrudnić porównanie ofert – zwraca uwagę Kamil Pakosz. – Profesjonalny doradca wskaże różnice i sprowadzi poszczególne elementy do wspólnego mianownika, ujednolicając kalkulacje.

O problemach z analizą ofert najmu mówi też Kajetan Michalski, broker z firmy Nuvalu Polska. – Często pisane są one tak, że ich składowe znacząco różnią się od siebie. Istnieje więc ryzyko błędnej interpretacji niektórych zapisów, a porównanie ze sobą wielu ofert staje się kłopotliwe – potwierdza Michalski.

Tomasz Węglarz, ekspert firmy Biuro na Miarę, pytany o problemy, z jakimi borykają się firmy szukające nowych siedzib, mówi, że trudności często niełatwo przewidzieć.

– Część problemów jest jednak powtarzalna – np. znalezienie odpowiedniej powierzchni w budynku w określonym miejscu. Chodzi o jakość i rozkład biura, liczbę gabinetów, części wspólne – wskazuje Węglarz. – Pojawiają się także trudności z uzyskaniem satysfakcjonujących warunków najmu. Negocjowanie skomplikowanych umów nawet stosunkowo niedużych, 200–300-metrowych, powierzchni trwa często kilka miesięcy – zwraca uwagę.

Dodaje, że część firm boryka się z problemami logistyczno-organizacyjnymi, jak źle przygotowany przewóz mebli czy nieodpowiednia aranżacja nowej powierzchni. Czasem nowe biuro jest źle oświetlone albo trudno w nim zmieścić potrzebną liczbę stanowisk.

– Są jeszcze problemy społeczne, związane ze zmianą siedziby. To choćby porzucenie ulubionych punktów usługowych i sklepów, kłopoty z dojazdami do nowego miejsca – mówi ekspert firmy Biuro na Miarę.

Tomasz Węglarz podkreśla, że sama dobra lokalizacja czasem nie wystarczy. – Są najemcy, którzy chcą mieć biuro kilka minut od stacji metra, inni potrzebują bezpłatnego parkingu – wskazuje.

Problemem jest czas

Zdaniem Kajetana Michalskiego sam wybór lokalizacji nowego biura może być sporym wyzwaniem. – Na dynamicznie rozwijającym się rynku klienci mają coraz większy wybór potencjalnych adresów, a mimo to często skupiają się jedynie na kilku wybranych projektach – mówi ekspert Nuvalu Polska. – Już na starcie mają więc ograniczony obraz rynku i nie są w stanie samodzielnie wybrać najbardziej korzystnej oferty.

Łukasz Jędrychowski zwraca zaś uwagę, że w wielu przypadkach problemem jest koncentracja wyłącznie na stawce najmu. – Dużo mniejszą wagę przykłada się do pracy nad projektami biura, wyceną kosztów aranżacji oraz negocjacji tzw. miękkich zapisów umowy – mówi Łukasz Jędrychowski. – W dłuższym czasie takie niedopatrzenie wielokrotnie skutkuje wyższymi kosztami najmu, niż mogłoby się to wydawać, bazując jedynie na finansowych warunkach oferty – podkreśla ekspert Nuvalu Polska.