Na swoich stronach spółka Gremi Media SA wykorzystuje wraz z innymi podmiotami pliki cookies (tzw. ciasteczka) i inne technologie m.in. w celach prawidłowego świadczenia usług, odpowiedniego dostosowania serwisów do preferencji jego użytkowników, statystycznych oraz reklamowych. Korzystanie z naszych stron bez zmiany ustawień przeglądarki oznacza wyrażenie zgody na użycie plików cookies w pamięci urządzenia. Aby dowiedzieć się więcej o naszej polityce prywatności kliknij TU.

Zmiana biura to nie tylko nowy adres

Aneta Gawrońska 05-09-2017, ostatnia aktualizacja 05-09-2017 00:00

Jak są urządzane nowoczesne siedziby.

Na koszt przeprowadzki ma wpływ odległość między starym a nowym biurem.
źródło: Shutterstock
Na koszt przeprowadzki ma wpływ odległość między starym a nowym biurem.

Rynek biurowy oferuje coraz bardziej nowoczesne rozwiązania. Najemców kuszą sprzęty regulowane za pomocą smartfona, pomieszczenia do relaksu, a także bogata oferta usługowo-handlowa w tym samym kompleksie. Współczesne obiekty stają się wielofunkcyjne, na co wskazywał Robert Moritz, prezes Alty, jeden z uczestników organizowanej przez „Rzeczpospolitą" konferencji Real Estate Impactor. Podkreślał, że pracownicy chcą mieć blisko m.in. punkty handlowe i tereny rekreacyjne.

Bez presji czasu

Dominik Reszetko, ekspert działu powierzchni biurowych w firmie Savills (reprezentacja najemcy), zwraca uwagę, że cały proces zmiany siedziby może zająć nawet kilkanaście miesięcy. Trzeba m.in. przeprowadzić analizę rynku, wynegocjować warunki najmu, uzgodnić aranżację biur.

– Rozpoczęcie poszukiwań odpowiednio wcześnie pozwala na wynegocjowanie najlepszych warunków najmu – podkreśla. Już po zawarciu kontraktu na aranżację biura trzeba przeznaczyć od trzech do pięciu miesięcy.

Krzysztof Kuciński z działu zarządzania projektami Savills dopowiada, że najszybsze są projekty powtarzalne. – To np. wielkopowierzchniowe biura typu open space. Główny zakres prac aranżacyjnych ogranicza się do instalacji – wyjaśnia. – Na przeciwnym biegunie są biura szyte na miarę, z indywidualnymi rozwiązaniami. Szczególnym wyzwaniem są biura ze specjalnymi pomieszczeniami, takimi jak showroom czy studio nagrań.

Na samo przeniesienie się z budynku do budynku, jak mówi Jakub Sylwestrowicz, dyrektor działu reprezentacji najemcy w JLL, średniej wielkości firmie wystarczy nawet weekend. Warunek: wszystko musi być świetnie przygotowane. – Przed opuszczeniem dotychczasowej siedziby trzeba przeanalizować zapisy w umowie dotyczące tzw. reinstatement. Chodzi o obowiązek przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego – wyjaśnia Sylwestrowicz. – Taki zapis jest dziś rzadziej stosowany, ale koniecznie trzeba to sprawdzić, bo może podważyć finansowy plan całej relokacji biura.

Najemca może być zobowiązany choćby do wyburzania ścianek działowych. Paweł Skałba, dyrektor działu powierzchni biurowych w Colliers International, zwraca uwagę, że duże, prowadzące specyficzną działalność firmy, np. banki, które mają rozwiniętą infrastrukturę techniczną ze skomplikowanymi serwerowniami, na zmianę siedziby mogą potrzebować nawet roku.

– Planując relokację, trzeba sprawdzić, ile czasu potrzebuje deweloper na aranżację biura zgodnie z wytycznymi klienta – radzi – Dla wielu firm zmiana siedziby to okazja do dopasowania powierzchni do rzeczywistych potrzeb pracowników. Coraz bardziej popularne stają się usługi workplace obejmujące m.in. tworzenie strategii środowiska pracy.

Także Zuzanna Mikołajczyk, członek zarządu Mikomax Smart Office, podkreśla, że zmiana biura łączy się często nie tylko ze zmianą adresu, ale również z wypracowaniem nowej organizacji i kultury pracy.

– Przeprowadzka to dobry moment na wdrożenie nowej struktury firmy i rezygnację z klasycznego biura w modelu gabinetowym na rzecz nowoczesnego open space'u – mówi.

Dominik Reszetko wyjaśnia, że koszt samej przeprowadzki zależy m.in. od liczby stanowisk pracy. – Zlecając usługę zewnętrznej firmie, najemcy mogą oczekiwać, że meble oraz sprzęty biurowe zostaną spakowane, a następnie przewiezione i ustawione w nowym biurze – mówi ekspert Savillsa.

Ciężka szafa

Krzysztof Kuciński dodaje, że na koszt przeprowadzki duży wpływ ma także odległość między starym a nowym biurem. Pod uwagę brana jest też liczba ciężkich sprzętów, np. szaf pancernych, nietypowych mebli lub wysokiej wartości sprzętu elektronicznego. – Nie każda firma poradzi sobie ze zleceniem obejmującym kilka tysięcy mkw. lub konsolidacją biur z kilku lokalizacji w tym samym czasie – zauważa. – Można przyjąć, że sam koszt logistyki, a więc bezpiecznego demontażu, transportu oraz montażu wyposażenia i sprzętu biurowego przy standardowej przeprowadzce w obrębie jednego miasta to suma rzędu 100–120 zł za stanowisko pracy.

Sprzęty biurowe, dokumenty i meble na czas przeprowadzki można przechować w powstających w całej Polsce specjalnych magazynach. Tak zwane sejfboksy oferuje Amtra. Jak tłumaczy Aleksandra Suwała, kierownik ds. administracji i nieruchomości w tej firmie, w specjalnych schowkach można przechować właściwie wszystko, z wyjątkiem niedozwolonych substancji, broni, roślin, zwierząt, szybko psującej się żywności. Stawki najmu zależą od powierzchni boksu i czasu wynajmu. Miesięczny czynsz za 10-metrowy boks to 500 zł.

Kamil Bechcicki ze Stokado Self Storage komentuje, że firmy chętnie korzystają z obiektów magazynowych, zarówno na czas relokacji, jak i po przeprowadzce. – Magazyny samoobsługowe świetnie sprawdzają się jako podręczne schowki i miejsca do przechowywania rzeczy niepotrzebnych na co dzień – mówi.

"Rzeczpospolita"