Jakie powinno być nowoczesne biuro?

Elastyczne, nowocześnie zaprojektowane, komfortowe oraz opierające się na idei współtworzenia przestrzeni wspólnie z pracownikami. Co kryje się za tymi pojęciami i dlaczego nowoczesne miejsce pracy jest tak ważne we współczesnych realiach biznesowych?

Odpowiednio zaprojektowana przestrzeń biurowa to ogromny potencjał, ponieważ usprawnia organizację i wydajność pracy. Po wielu latach obowiązywania schematu, w którym pracownicy mieli za wszelką cenę dopasować się do z góry ustalonego standardu przestrzeni pracy, coraz więcej firm na całym świecie odkrywa zalety elastycznego środowiska biurowego. Aranżacja wielu biur wciąż jeszcze nie odzwierciedla tego, w jaki sposób pracujemy i jaki jest charakter naszych zadań, a wręcz – wobec rozwoju technologii – przestaje nadążać za zmianami. Czym kierować się w projektowaniu biurowej przestrzeni?

Customowe biura

Jak wynika z opublikowanego w lutym raportu „Nie bój się Activity-Based Working” autorstwa trzech liderów rynku środowiska pracy – Hays, Kinnarps i Skanska, biuro nigdy nie pełniło tak ważnej roli w rozwoju biznesu. Autorzy badania przekonują, że koncepcja Activity-Based Working (ABW) stanowi odpowiedź na zmieniający się model wykonywania pracy. Zakłada ona współistnienie w ramach jednego biura różnych rodzajów przestrzeni odpowiadających na różnorodne potrzeby jej użytkowników. W tak zorganizowanej przestrzeni pracownik sam decyduje, przy jakim stanowisku będzie realizował obowiązki. Może zatem w razie potrzeby zaszyć się w strefie cichej pracy, a w przypadku projektu zespołowego dołączyć do burzy mózgów odbywającej się w strefie open space, na kilkuosobowej sali spotkań, a nawet we wspólnej strefie odpoczynku, jeżeli to tam rozgorzeje dyskusja.

Przeprowadzona analiza wykazała, że mimo niewątpliwych zalet środowiska pracy opartego na idei Activity-Based Working, wielu polskich przedsiębiorców obawia się tego modelu. Autorzy raportu oceniają, że obecnie zaledwie 30 proc. biur w Polsce wspiera kreatywność i pracę zespołową, mimo że cech tych najczęściej poszukują u rekrutowanych kandydatów. Jednocześnie w przypadku 25 proc. badanych firm miejsce pracy nie stanowi wsparcia w ich wzajemnej współpracy oraz realizacji ich potencjału. Rzeczona analiza zwraca uwagę na jeszcze jedno zjawisko: w ponad 40 proc. badanych firm pracownicy nie mają wpływu na swoje biuro. Jedynie 25 proc. ankietowanych firm zapewnia pracownikom zaangażowanie się w projekt dotyczący zmiany ich środowiska pracy.

Przełamywanie schematów

Skoro elastyczność i komfort pracy wpływa na efektywność, w nowoczesnym biurze nie można zapomnieć o zaprojektowaniu odpowiednich stanowisk pracy. Z powodu licznych negatywnych skutków pracy w trybie siedzącym istotne jest np. wyposażenie biur w stanowiska pracy stojąco-siedzącej. I w tym wypadku warto spojrzeć na doświadczenia gospodarek wyżej rozwiniętych. W takich krajach jak Stany Zjednoczone, Australia czy kraje skandynawskie już 90 proc. pracowników biurowych ma dostęp do tego typu stanowisk. Ponadto, według portalu hrstandard.pl, dwa lata temu w Wielkiej Brytanii wprowadzono zalecenie, aby osoby pracujące na stanowiskach biurowych przebywały w pozycji stojącej przynajmniej dwie godziny w ciągu dnia pracy.

W Polsce także coraz większa liczba pracodawców przynajmniej częściowo decyduje się na organizację stanowisk pracy siedząco-stojących. Dostępne na rynku biurka z możliwością regulacji blatu do pozycji stojącej wyposażone są zarówno w mechanizm manualny, jak i automatyczny. W przypadku biurek drugiego typu blat podnoszony jest przez napęd elektryczny, a całość uruchamia się przyciskiem. Duża regulacja wysokości ma tę zaletę, że bez problemu można dostosować stanowisko pracy do każdego użytkownika. Ponadto producenci biurek wyposażają je w dodatkowe systemy. Przykładowo, firma AJ Produkty montuje w aktywnych biurkach z elektryczną regulacją wysokości blatu mechanizm antyzgnieceniowy, który wykrywa przeszkody podczas podnoszenia lub opuszczania i szybko reaguje, zatrzymując blat. Najważniejsze jest jednak to, że wygodna regulacja umożliwia użytkownikowi zmianę pozycji na stojącą w każdej chwili, odciążając kręgosłup i mięśnie, poprawiając krążenie i wpływając pozytywnie na samopoczucie.

Nowoczesne biuro jest elastyczne w wielu wymiarach, niezależnie od wybranego stylu aranżacji czy chwilowej mody. W takim biurze to pracownik zyskuje wpływ na kształt stanowiska pracy i sam decyduje, gdzie w danej chwili będzie wykonywał swoje obowiązki: w kameralnym pomieszczeniu, open space, w pozycji stojącej czy siedzącej. Innowacje w aranżacji przestrzeni biurowej sprowadzają się do maksymalizacji wyników pracy poprzez zapewnienie komfortu, stymulowanie kreatywności i umożliwienie wykorzystania pełni potencjału.